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浙江省机关事务管理局关于进一步规范办文办会办事的若干规定  

浙机事发[2013]31号

  为提高我局办文办会办事的规范化、制度化水平,进一步规范工作行为,提高工作效率,根据国家和省有关规定,结合我局实际,现就有关事项规定如下:

  一、办文

  1.上行文规则。局报送上级机关及直属单位报送局的公文,由单位主要负责人审核签发。向上级机关请求指示、批准适用“请示”,向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问适用“报告”。请示应一事一文,“报告”不得夹带请示事项。

  2.其他行文规则。局根据工作需要向其他党政部门行文一律用“函”。机关处室除局办公室外不得对外正式行文。机关处室向局请示报告工作,应经本处室主要负责人同意后,报分管局领导审示,并套用局信笺“红头”,加盖处室公章后上报。行文应使用规范全称或简称,各部门规范全称和简称详见附表。

  3.公文起草。直属单位和机关处室(以下简称各部门)负责起草本部门职责范围内的公文。公文拟稿应内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼,文种正确,格式规范;主送、抄送单位应当确有必要、表述规范;同时应附上附件、来文或办文依据。办理审批事项或需对方回复的“函”, 应当在附注处注明联系人姓名和电话。

  4.公文审核。各部门起草的、拟以局名义印发的公文,主办和会办部门主要负责人都必须提出明确的拟办(会办)意见并负责审核把关,审核的重点是确保文稿数据、事实准确和所提措施切实可行。以局名义发文,一律经局办公室核稿,对不符合《党政机关公文处理工作条例》规定的公文,说明理由退回拟文部门。符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

  5.公文签发。以局党组名义发出的公文,由局党组书记签发。以局行政名义发出的公文视情处理,一般事项按分工由分管局领导签发;涉及全局性重要工作部署、规章制度、人事任免公文,经分管局领导签署意见后报局长签发。

  6.公文收文。发给局的公文、函电、资料、领导批示和机要文件,由局机要室统一签收、初审。各部门自行收到的公文,需由局办理的应送局机要室签收,未经签收的公文,不予办理。各部门向局请示报告工作,除局领导直接交办事项和确需直接报送的涉密敏感事项,不得直接报送局领导个人。

  7.公文批办。阅知性公文由局办公室主要负责人根据公文内容、要求和工作需要确定范围后,由局机要室在收文当日(如当日16:00后收文的,于第二个工作日上午办理,下同)分送。批办性公文由局办公室主要负责人根据各部门职能提出拟办意见,必要时报负责日常管理的局领导批办,在收文当日分送各部门办理或相关局领导审办。

  8.公文承办。一般性公文及事项部门主要负责人有办结权,承办部门需在3个工作日内办毕,并将办理结果反馈来文单位。重要公文及事项由各部门主要负责人在2个工作日内提出拟办意见后报分管局领导审示。

  9.协商办理。由局两个以上部门承办事项,部门间如有分歧意见,主办部门的主要负责人要主动协商,达成一致;不能取得一致意见的,应列出各方理据,提出办理意见,报负责日常管理的局领导审示。

  10.重要公文办理。上级机关发给局的重要公文,以及省领导的批示件和交办事项,由局办公室主要负责人在收文当日提出拟办意见,经负责日常管理的局领导审示、报局长审批;或根据工作需要由负责日常管理的局领导转请其他局领导核批。凡报局长审批的,分管局领导都应签署明确意见。

  二、办会

  11.局党组会议的内容和组成。凡涉及贯彻执行党的路线、方针、政策和省委、省政府重大决议、决定、指示的大事;局管干部的任免、奖惩、考核、调配及评先选优;党建、纪检和精神文明建设;重大体制改革及机构调整;涉及干部职工切身利益的重要问题;上级党委领导机关规定应由党组集体决定的事项,由局党组会议讨论决定。局党组会议由局党组书记或受委托的副书记主持,局党组成员参加,根据工作需要由局党组书记或受委托的副书记确定列席人员。

  12.局党组会议的议题和组织。提请局党组会议讨论的议题和文件材料,涉及人事任免、奖惩、考核工作的,由局人事处提出,报局党组书记审定;涉及党建工作的,由局直属机关党委提出,经局直属机关党委书记审示、报局党组书记审定;涉及纪检监察工作的,由局监察室提出,经局纪检组长审示、报局党组书记审定;其余议题由相关职能处室提出,局办公室汇总,经负责日常管理的局领导审示、报局党组书记审定。专项研究人事问题的局党组会议,组织工作由局人事处负责,并指定专人纪录;其余由相关职能处室负责提供会议材料,局办公室负责组织并指定专人纪录。局党组会议纪要由相关职能处室负责起草、局办公室会签,经分管局领导审示、报局党组书记或受委托主持会议的党组副书记签发。

  13.局长办公会议的内容和组成。凡涉及全局性的规章制度和主要工作安排等重大事项决策,涉及资金预算、财务管理、经营决策以及重大基建项目的,由局长办公会议讨论决定。局长办公会议由局领导班子成员组成,根据工作需要由主持人确定列席会议人员。

  14.局长办公会议的议题和组织。提请局长办公会议讨论的议题和文件材料,由职能部门提出、分管局领导审核、局办公室汇总后,经负责日常管理的局领导审示、报局长审定。局长办公会议的组织工作由局办公室负责,并指定专人纪录;抄告单和其他专项决定由分管局领导审核、根据局长授权由负责日常管理的局领导签发;局长办公会议纪要经负责日常管理的局领导审示、报局长或受委托主持会议的局领导签发。

  15.局党组会议和局长办公会议的准备。局党组会议根据需要不定期召开,局长办公会议原则上每月末的最后一周召开,各部门应提前3天将需要提交会议讨论的议题、材料经分管局领导审核后,交局办公室;局办公室将会议议题、材料汇总后,经分管日常管理的局领导审示、报局长审定;局办公室应提前1天将提交会议讨论的议题及相关材料报送参加会议的局领导,并通知汇报及列席人员做好相应准备。

  16.局专题会议的议题、内容和组织。局专题会议根据需要不定期召开,由局领导主持,议题和参加人员由主持人确定。主要任务是协调落实局长办公会议的决定、局长交办的重要专项工作。局专题会议组织工作由相关职能处室承担,必要时可由局办公室协助。局专题会议纪要由职能处室起草,局办公室会签,会议主持人签发,重要事项报局长签发。

  17.参加局党组会议、局长办公会议和局专题会议的要求。参加局党组会议、局长办公会议和局专题会议的人员要认真做好会议准备,需汇报或发言的要认真做好发言准备,发言应开门见山,简明扼要。参会人员应严格遵守保密规定和有关制度,妥善保管会议材料,不得泄露会议内容。会议研究决定的事项必须按照会议纪要或正式行文在规定范围进行传达和贯彻。

  18.会议请假制度。局领导不能参加由局长或受委托主持会议的局领导主持召开的会议,向主持人请假。各部门主要负责人不能参加、列席由局长或受委托主持会议的局领导主持召开的会议,向负责日常管理的局领导书面请假并报告主持人;不能参加或列席其他局领导主持召开的会议,向主持会议的局领导请假。汇报及列席人员应按照会议通知单要求提前到候会室候会,候会期间不得离开。

  19.会议通知。局门户网站“通知公告”栏为局会议通知统一发布平台,除局党组会议、局长办公会议、局专题会议采用会议通知单通知,紧急会议采取电话通知外,不再作另行通知。各部门要安排专人每天上午10:00及下午16:00定期登陆局门户网站查看会议通知,负责通知本部门参会人员准时参会。

  20.会议活动材料归档。承办部门在筹备重要会议或活动时,要做好文件材料的收集整理工作,并在会议或活动结束后的5个工作日内移交局档案室。局机关工作人员在外参加重要会议、活动回局后,要及时将会议或活动情况向其上一级领导汇报;参加会议、活动带回的重要材料,要及时交局档案室存档。

  三、办事

  21.工作计划和总结。每年年初,局办公室要及时将省委省政府交办的重点工作、工作责任制目标、局年度工作计划,经负责日常管理的局领导或局长办公会议审定后,安排分解到各部门,各部门要认真贯彻执行,及时报告落实情况。局对各部门工作实行年度工作责任制目标考核,各部门要根据全局工作计划和安排,及时报送全年工作总结及下一年工作计划,并制定月度重点工作计划和汇总上月度工作完成情况,于每月1日前反馈局办公室。机关各处室要于每周五12:00前,将本处室一周工作和进度以及下周工作安排报局办公室。

  22.督办的主要内容。局办公室负责全局督办工作,重点对省政府交办件、省领导批示件、局领导批示件以及局党组会议、局长办公会议和专题会议纪要办理情况,局领导交办事项的落实情况,重点工作完成情况,规章制度的执行情况进行督办和催办,并适时通报督查督办情况,确保政令畅通。

  23.督办事项的办理。各部门的主要负责人是本部门督查工作的第一责任人,对局办公室督办催办工作,应予支持,并准确提供办理情况。承办部门应按规定时限将督办事项办理完毕,未规定时限的应在5个工作日内办理完毕,确因情况特殊不能按时办毕的,应在办理时限内向局办公室说明理由和办理进展情况。对其中重大事项和领导关注事项,局办公室要及时向局领导报告办理结果和进展情况。

  24.请示报告和工作联系制度。按照“分级管理、按级负责”的原则,各部门无故不得越级请示、汇报。确因工作需要越级请示汇报的,事后应主动向分管局领导说明情况。为保证局领导集中精力研究处理工作中的重大问题,根据中央“八项规定”和省委“28条”实施意见规定,除上级机关以及局统一组织安排的重要会议和活动外,局领导一般不出席各部门组织召开的座谈会、研讨会、报告会以及奠基、庆典、周年纪念等事务性活动。确有需要的,应统一与局办公室联系,局办公室应从严掌握,提出意见报负责日常管理的局领导协调安排。

  25.请示事项的办理。各部门请示局决策的事项,要给局留出足够的研究、决策时间。局机要室收到请示件后,由局办公室负责人提出拟办意见,送分管局领导审办或相关处室办理。一般事项不少于5个工作日,紧急事项不少于3个工作日,对特别紧急的事项,应事先与局办公室沟通说明,即送即办。凡涉及其他部门职权的,必须经会签后方可报送,否则予以退回。

  26.突发事件的处理。各部门要按照省有关紧急重大情况报告制度的要求,对发生在本部门的紧急重大情况和突发事件,随时发生随时报告,最迟不得晚于事件发生后2小时上报局办公室或局值班室,并跟踪掌握事态的进展和处理情况,随时续报,直至事情处理完毕。局办公室或局值班室在接到报告后及时报告负责日常管理的局领导处理。各单位不得漏报、迟报和瞒报。

  27.严格执行请销假制度。局机关工作人员和直属单位班子成员出差和休假前,需本人事前直接向其上一级领导请假;出差和休假结束后,应及时向其上一级领导销假。局领导离杭由本人向局长请假,各部门主要负责人离杭由本人向分管局领导请假,并报局办公室和局人事处,由局人事处负责登记备案、并向局长报告。

  四、信息

  28.信息的主要内容。各部门要高度重视信息报送工作,明确分管领导,并指定写作能力强、责任心强的专人负责收集和整理本部门各类工作信息,重点是服务、保障、经营、管理等方面的工作动态、典型做法和工作经验以及重大活动专题报道。各部门报送局的信息须经本部门主要负责人审核同意。

  29.涉及领导的信息。一般不公开发布涉及省领导的信息、报道,如确需要,须由负责日常管理的局领导审定,必要时由局长审定。凡涉及局领导的信息、报道,以及以局领导名义对外公开发表的署名文章等,须经局领导本人审阅同意;未经局领导本人同意,局和各部门的刊物、网站、简报不得擅自发表。

  30.信息的采用、发布和考核。局办公室要加强业务指导,并指派专人负责收集各部门报送的各类信息,进行整理、筛选和审核,将需要上报和刊登的信息报分管局领导审核并报负责日常管理的局领导审定后,向上级部门报送,或在局门户网站发布。各部门原则上每月报送不少于1篇有价值的信息。局办公室将根据各部门信息报送、录用情况进行统计,并视情予以通报。

  本规定由局办公室负责解释。执行情况纳入直属单位和机关处室年度考核,具体考核办法另行制定。

  

附件:1.局直属单位和机关处室规范全称和简称

   2.办文办会办事流程图